Sistem Informasi Pemasaran dan Contoh Studi Kasusnya

Sistem Informasi Pemasaran

Sistem Informasi Pemasaran adalah kegiatan perseorangan dan organisasi yang memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran yang memuaskan dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan pendistribusian promosi dan penentuan harga barang jasa dan gagasan. Sistem informasi pemasaran selalu digunakan oleh bagian pemasaran dalam sebuah perusahaan untuk memasarkan produk-produk perusahaan tersebut.Sistem informasi ini merupakan gabungan dari keputusan yg berkaitan dengan:

Strategi Pemasaran

Strategi pemasaran terdiri dari campuran unsur-unsur yang dinamakan bauran pemasaran semua itu dikenal dengan 4P yaitu:
1.Produk apa yang dibeli pelanggan untuk memuaskan kebutuhannya
2.Promosi berhubungan dengan semua cara yang mendorong penjualan
3.Place berhubungan dengan cara mendistribusikan produk secara fisik kepada pelanggan melalui slauran distribusi
4.Price terdiri dari semua element yang berhubungan dengan apa yang dibayar oleh pelanggan

Komponen-Komponen Dasar

            Sistem informasi pemasaran mempunyai komponen yang sama dengan system informasi secara umum, yaitu komponen-komponen input, model, output, basis data, teknologi dan kontrol. Perbedaan komponen-komponen ini antar sistem-sistem informasi lainnya adalah konteks letak dari sistem informasinya.

Sistem Informasi Pemasaran:

 Komponen-komponen dasar SIP terdiri atas 5 hal berikut ini:

 1.Lingkungan internal                                    (internal environment) 

 2.Perangkat pengguna                                    (user interfaces) 

 3.Basis data                                                    (database) 

 4.Sofware / perangkat lunak aplikasi            (applications software) 

 5.Dukungan adminitratif                                (administrative supports) 

  

Kelima komponen dasar sistem informasi pemasaran tersebut dapat diilustrasikan dalam suatu diagram sebagaimana disajikan pada gambar I.1. berikut

Lingkungan Internal

SIP didesain untuk membantu para manajer pemasaran dalam membuat keputusan yang efektif agar dapat memberikan kontribusi dalam mencapai sasaran-sasaran perusahaan. Oleh karena itu, komponen pertama yang harus dipertimbangkan dalam pengembangan SIP adalah lingkungan internal. Lingkungan Internal mencakup:

·         Manajer-manajer yang menggunakan sistem tersebut

·         Jenis-jenis keputusan yang harus dibuat

·         Sasaran perusahaan yang seharusnya menjadi pedoman dalam proses pengambilan keputusan secara keseluruhan

·         Faktor sosial-budaya, dan politik internal yang mempengaruhi aktivitas organisasi dalam pengambilan keputusan.

Perangkat Pengguna

Komponen dasar SIP  yang kedua adalah perangkat/peralatan yang berhadapan langsung dengan pemakai, yaitu proses-proses dan peralatan yang akan dipakai oleh manajer-manajer pemasaran pengguna SIP, meliputi:

·         Jenis-jenis komputer yang diharapkan oleh pengguna.

·         Jalur dimana informasi ditampilkan pada kertas atau layar komputer.

·         Jenis-jenis pengetahuan yang mungkin diperlukan dalam penggunaan sistem

·         Printer dan bentuk-bentuk teknologi lainnya di mana laporan-laporan dibuat untuk mendokumentasikan analisis yang mendasari sebuah keputusan.

Sistem perangkat pengguna seharusnya didesain secara hati-hati beserta kebutuhan-kebutuhan dan latar belakang pemikiran para manajer yang akan membuat mereka merasa

bahwa menggunakan sistem merupakan aset yang membantu dalam pekerjaan mereka sehari-hari.

Database

                I.                    Karena pengambilan keputusan yang baik memerlukan data yang tersedia, maka komponen dasar SIP yang ketiga adalah database. Database adalah kumpulan file data yang tersusun dengan baik dan dapat digunakan untuk saling menghubungkan satu dengan yang lainnya.  

             II.                     Dua kategori data untuk para manajer pemasaran: data internal dan data eksternal. Data internal adalah informasi yang dikumpulkan perusahaan pada sebuah basis reguler sebagai rutinitas dari aktivitas bisnis, termasuk pergerakan internal sumber-sumber diantara departemen-departemen dan pertukaran dengan lingkungan luar. Sebagai contoh; data internal mencakup rekaman-rekaman penjualan, rekaman-rekaman pembelian, laporan- laporan komisi para tenaga penjual, dan informasi persediaan.Data eksternal adalah informasi yang disediakan oleh sumber diluar perusahaan. Contoh dari data eksternal mencakup; informasi yang disediakan oleh sumber diluar perusahaan yang melakukan spesialisasi pada kegiatan memonitor trend pasar dan penjualan, data yang disediakan oleh  para partner bisnis yang melakukan pertukaran informasi dengan perusahaan, dan data yang disediakan oleh agen-agen pemerintah.Karena data-data dari beberapa sumber yang mempengaruhi pembuatan keputusan dan karena manajer perusahaan tidak dapat menguasai semua sumber, pembuatan SIP harus dengan hati-hati mempelajari informasi yang digunakan sekarang maupun tipe dari informasi-informasi tambahan yang mungkin dapat digunakan / membantu.

          III.                    Data (berdiri sendiri) tidak cukup. Agar menjadi berguna, data harus dikelola dengan baik. Salah satu pendekatan yang paling efektif untuk mengorganisasi data untuk kebutuhan yang fleksibel dari sistem informasi manajemen adalah sebuah sistematik, dokumentasi yang baik dari database yang berhubungan. Sebuah database yang berhubungan adalah sekelompok data base yang dikelola yang didalamnya terdapat variasi tipe data dari beberapa set data yang cukup diidentifikasi oleh beberapa ukuran sehingga tipe-tipe data tersebut boleh berhubungan secara logis. Sebagai contoh, dalam sebuah keterhubungan database, informasi mengenai  penjualan produk mungkin dicatat bersamaan dengan informasi mengenai jenis produk, harga, jumlah penjualan dan nama tenaga penjual yang bersangkutan Pencatatan dari sebuah penjualan suatu produk yang khusus (sebuah transaksi) akan mempunyai informasi mengenai kuota penjualannya, lokasi dimana ia bekerja dan lamanya dia bekerja dengan perusahaan. Dalam keterhubungan sistem database, nama tenaga penjual (yang muncul pada pencatatan penjualan produk maupun pada pencatatan tenaga penjual) dapat digunakan untuk menghubungkan pencatatan penjualan produk kepada pencatatan tenaga penjual dengan tujuan untuk menciptakan pencatatan yang baru. Pencatatan yang baru akan berisi informasi dari pencatatan produk dan penjual. Dengan tipe pencatatan gabungan ini, manajer dapat menyelidiki apakah tenaga penjualan yang berpengalaman akan menjual lebih banyak produk.

          IV.                    Jelasnya, sebuah keterhubungan sistem database dapat sangat berguna untuk pembuatan keputusan pemasaran. Mengelola sistem database dikembangkan dengan baik, dipelihara dan dijaga tetap up to date, akan menjadi inti dari sebuah nilai SIP.

Software Aplikasi

Pengetahuan mengenai bagaimana manajer membuat keputusan, tujuan dari perusahaan, dan sumber-sumber database yang tersedia akan mempengaruhi tipe yang bagaimana dari sistem pendukung keputusan dikembangkan dan dikelola sebagai bagian dari SIP. Software aplikasi adalah komponen keempat dari sebuah SIP. Ini adalah program-program yang digunakan oleh manajer pemasaran untuk mengakses data dalam sistem database dan untuk menganalisis data dalam menyediakan informasi untuk memberi arah keputusan pemasaran. Ketika digunakan oleh manajer yang berpengetahuan, sofware aplikasi dapat memindahkan data dalam database ke dalam informasi yang berguna yang dapat memberikan keuntungan komparatif bagi perusahan di lokasi pasar.

Dukungan Administrasi

Dukungan administrasi menyediakan arah, proses, prosedur, dan kebutuhan personel untuk memelihara integritas sistem dan untuk mendukung para manajer menggunakan sistem. Jika sistem SIP sedang berjalan dan efektif dalam pembuatan keputusan pemasaran, harus ada arahan yang jelas / formal untuk proses dan prosedur memerintah/mengatur masukan data dalam sistem dan mengakses data. Harus ada juga definisi yang jelas dari tipe data yang khas dalam database dan indikator pasar yang boleh di produksi sofware aplikasi. Dukungan administrasi juga meliputi sistem manajer yang bertanggung jawab untuk memelihara hardware dan sofware pemantau aktivitas, dan memastikan pemenuhan kebijakan.

  

Sistem Informasi Pemasaran berhubungan dengan suatu sistem yang luas dan fleksibel, formal, dan berkelanjutan yang dirancang untuk memberikan suatu susunan aliran informasi yang relevan untuk memandu pembuatan keputusan pemasaran. Komponen kunci SIP terdiri dari: lingkungan internal, perangkat pengguna, database, perangkat lunak aplikasi, dukungan adminitratif. SIP dapat mempertinggi kemampuan analisis manajer pemasaran. SIP dapat memperbaiki strategi dan taktik pembuatan keputusan pemasaran secara signifikan. SIP termasuk salah satu tipe sistem informasi yang kompleks. Dalam SIP, sumber-sumber substansial organisasi diperlukan untuk :

1.      Identifikasi, mendapatkan dan mengorganisasikan data yang relevan dan sofware aplikasi dibutuhkan untuk mendukung pembuatan keputusan pemasaran

2.      Menyediakan user interface yang akan diterima oleh manajer dan staf.

3.      Memperjelas sistem dukungan administratif yang diperlukan SIP untuk kepentingan pemeliharaan.

Contoh Kasus Dan Analisis Penerapan Sistem Informasi Pemasaran

Perusahaan “PT. Pro Roll International” merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan pelumas. Pada saat ini sistem informasi penjualan pada perusahaan “PT. Pro Roll International” masih dilakukan secara manual sehingga kinerjanya belum efektif. Hal itu tercermin pada seringnya terjadi keterlambatan penyusunan laporan penjualan dan piutang dagang, kesalahan pencatatan dan perhitungan persediaan, serta pengulangan dalam pencatatan transaksi. Oleh karena itu, perusahaan “PT. Pro Roll International” bermaksud mengkomputerisasikan sistem bagian penjualan untuk memaksimalkan kinerjanya. Diharapkan setelah sistem informasi penjualan dikomputerisasi, maka pengumpulan, penyimpanan, dan pengolahan data transaksi dapat dilakukan secara akurat dan cepat.

DFD merupakan diagram yang mengunakan notasi-notasi atau simbol-simbol untuk mengambarkan sistem jaringan kerja antar fungsi-fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data Adapun yang digunakan dalam DFD adalah:
1. Kesatuan Luar (External Entity) 
Kesatuan luar (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi persegi panjang atau suatu persegi panjang dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal.
2. Aliran data 
Aliran data di DFD diberikan simbol suatu panah. Aliran data ini mengalir diantara process (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (External entity). Aliran data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
3. Proses
Suatu process adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu aliran datayang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan aliran data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat disimbolkan dengan notasi lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang dengansudut-sudut tumpul.
4. Penyimpan Data (Data Store)
Penyimpan data (data store) merupakan penyimpan data yang dapat berupa:
• Suatu file atau basis data di sistem komputer.
• Suatu arsip atau catatan manual.
• Suatu kotak tempat data di meja seseorang.
• Suatu tabel acuan manual.
• Suatu agenda atau buku.
Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horisontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya atau tanpa ditutup.

Entity Relational Diagram (E-R Diagram) 
Entity Relational Diagram merupakan salah satu pemodelan data konseptual yang paling sering digunakan dalam proses pengembangan basis data bertipe relasional. Model E-R adalah rincian yang merupakan representasi logika dari data pada suatu organisasi atau area bisnis tertentu.Model E-R terdiri dari beberapa komponen dasar yaitu sebagai berikut:
1. Entitas 
Entitas adalah sesuatu atau objek di dunia nyata yang dapat dibedakan dari sesuatu atau objek yang lainnya. Sebagai contoh, setiap mahasiswa dalam suatu universitas adalah suatu entitas. Setiap fakultas dalam suatu universitas adalah juga suatu entitas. Dapat dikatakan bahwa entitas bisa bersifat konseptual/abstrak atau nyata hadir di dunia nyata.
2. Atribut 
Atribut adalah properti deskriptif yang dimiliki oleh setiap anggota dari himpunan entitas. Sebagai contoh entitas mahasiswa, atribut-atribut yang dimiliki adalah nim, nama mahasiswa, alamat dan lain-lain.
3. Hubungan antar relasi (Relationship) 
Hubungan antar relasi adalah hubungan antara suatu himpunan entitas dengan himpunan entitas yang lainnya. Misalnya, entitas mahasiswa memiliki hubungan tertentu dengan entitas matakuliah (mahasiswa mengambil matakuliah). Pada penggambaran model E-R, relasi adalah perekat yang menghubungkan suatu entitas dengan entitas yang lainnya.
4. Kardinalitas/Derajat Relasi 
Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Sebagai contoh: entitas-entitas pada himpunan entitas mahasiswa dapat berelasi dengan satu entitas, banyak entitas atau tidak satupun entitas dari himpunan entitas kuliah. Kardinalitas relasi yang terjadi di antara dua himpunan entitas dapat berupa:
• Satu ke Satu(One to One)
Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, begitupun sebaliknya.
• Satu ke Banyak(One to Many)
Analisa, Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Penjualan Pelumas Studi Kasus : Perusahaan “PT. Pro Roll International” (Radiant Victor Imbar, Eric Tirta)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
• Banyak ke Satu(Many to One) Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya dengan entitas B.
• Banyak ke Banyak(Many to Many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dan demikian sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.

Sumber:

http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=10&cad=rja&sqi=2&ved=0CF4QFjAJ&url=http%3A%2F%2Flulu.staff.gunadarma.ac.id%2FDownloads%2Ffiles%2F32621%2F7.%2BSistem%2BInformasi%2BPemasaran.pdf&ei=OFzmUtnpCsaL4gSljYH4BA&usg=AFQjCNGLaNf912-ebtwhc7GpImY7_pKO1g&bvm=bv.59930103,d.bGE

http://hendry777.wordpress.com/2010/04/17/pengembangan-sistem-informasi-pembuatan-dfd-dan-erd-perusahaan-contoh-kasus/